ビジネスマナーの基礎知識　正しい電話対応

電話はビジネスでは最も欠かせないほど
基礎知識の一つです。

しっかりとしたマナーを身につけていないと、
大事な場面で赤恥をかいてしまいます。

適切な対応が出来ていなければ、あなた個人だけではなく、あなたの会社や団体への悪評化にもつながってしまいます。

たかが電話、されど電話で、電話対応は意外と人に見られているものです。

けれどもそんなに難しいことでもなく、
少し気を遣うだけでぐんと印象もアップします。

是非正しい電話対応マナーを身につけ明日からのお仕事に活かしましょう！

電話のかけ方

あなたから電話をかける場合、必ずかける前に相手の会社名や名前を確認し、
要件もまとめておきます。

相手は時間を割いて電話に出るのですから、内容はスムーズに
できるだけコンパクトにまとめることが大切です。

相手が出ましたら、

・名乗る（「○○会社○部の伊藤と申します」）
・挨拶する（「いつもお世話になっております」）
・呼び出す相手の所属部署と肩書、名前を伝える
（「○部の石田課長はいらっしゃいますでしょうか？」）

この3事項をスムーズに行います。

取次ぎをしてもらえたら、
相手の所属部署、氏名を確認し、再度自分の社名、部署名、名前を名乗ります。

それから要件を伝えます。

また、相手が会議などで不在の場合は、
戻られる時間を尋ねたり再度連絡する旨を伝えておきましょう。

電話を切る際はかけたあなたの方から先に切るのがマナーです。
（相手がお客様の場合は相手が先です）

受話器はガチャンと置かず、
指でフックを押さえて電話が切れたことを確認してから静かに置きます。

電話の受け方

電話の受け方にもマナーがあります。
まず、電話は3コール以内に取れるようにしましょう。

それより遅くなってしまうと、
相手が「待たされている」と感じてしまうのです。

もし3コール後に受話器を取る場合は
「お待たせいたしました」と一言入れましょう。

そうでなければ、第一声は「はい」で始め、
社名と自分の名前を名乗り、相手の要件を伺います。

必ずメモを取りながら聞き、もし聞き取れなかった場合はうやむやにはせず

「恐れ入ります、少々お電話が遠いようなのですが」

などと伝えもう一度聞き直しましょう。確認のための復唱も忘れずにしましょう。

取り次ぐ際は、「○○会社○部の伊藤さんから○○の件でお電話です」と
要件まで伝えることで、電話の相手が再度説明する手間を省くことが出来ます。

また、取り次ぐ相手がすぐ近くにいる場合でも
保留ボタンは必ず押すようにしましょう。

もし不在のため取り次げない場合は、
折り返し電話をする旨を伝えたり別の担当者につなぐことを提案したりするなど、
その場その場によって適当な対応が求められます。

電話対応は今や『電話対応コンクール』や『電話対応技能検定』があるほど
奥が深いものになっています。

本気でビジネス力の向上を考えている方はテキストなどを
買って勉強してみてもいいかもしれません。

【コミュニケーション・スキル】ビジネスマンが仕事でスキルアップするためのコミュニケーション

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